5 tips om efficiënt te vergaderen
Klinkt het bekend in de oren? De ene checkt zijn telefoon, je ziet een ander geeuwen en de andere is stiekem toch op de laptop met andere werkzaamheden bezig. In heel wat bedrijfsculturen runt er ‘vergaderpollutie’: er wordt (te) veel vergadert en daarbij ook nog eens inefficiënt. Met enkele tips help je jouw meetings naar een beter doel en eindresultaat.
1. Maak je agendapunten op voorhand bekend
Laat je genodigden vóór de vergadering de inhoud van de meeting weten. Stuur het bv. mee in de uitnodiging. Gaat het om een brainstorm, dient er een knoop doorgehakt te worden of is het eerder een mededeling? Het doel van de vergadering zou je in één korte zin moeten kunnen samenvatten.
2. Nodig de juiste deelnemers uit
Vergaderen met mensen die niet echt nodig zijn in het beslissingsproces van de inhoud, kosten de organisatie enkel geld. Wees er zeker van dat de genodigden nuttige inbreng hebben. Als voor een aantal agendapunten toch verschillende mensen nodig zijn, dan kunnen die er alsnog bij geroepen worden wanneer nodig. Is het topic afgehandeld? Dan kan je deze bedanken voor de inbreng en ze terug uit de vergadering begeleiden.
3. Bereid de vergadering grondig voor
Nog gaan zoeken achter informatie, bepaalde cijfers of een kabel voor de aansluiting op groot scherm? Niets zo vervelend als onvoorbereide gesprekspartners … Houd er wel rekening mee dat iedereen voldoende tijd heeft gehad om goed te kunnen voorbereiden. Wees dus tijdig met het bezorgen van informatie en de uitnodiging.
4. Verlies je doel niet uit het oog
Wat wil je precies bereiken met deze vergadering? Zorg ervoor dat elke deelnemer hiervan op de hoogte is, zo schep je ook de juiste verwachtingen. Tijdens de vergadering hou je je aan de agendapunten om het doel van deze vergadering te bereiken. Soms komen er punten bij waaraan je misschien niet had gedacht maar toch belangrijk zijn. Sluit daarom je agenda af met het topic ‘All Other Business’ (AOB). Het dient voor alles wat er tijdens de vergadering plots bij komt maar op voorhand niet voorzien was.
5. Overleg een keer met gestrekte beentjes
Wist je dat een vergadering efficiënter verloopt als je het staande doet? Volgens onderzoek gaat een vergadering zonder gebruik te maken van stoelen zo’n 34 % sneller. We zijn gewoon productiever als we staan. Dus, bye bye tijdverspilling, hello doeltreffendheid!
Staand vergaderen vraagt wel om het juiste vergadermeubilair en presentatiemateriaal. Buropix helpt je hier graag mee verder. Contacteer ons voor meer informatie op het telefoonnummer 011 76 33 83 of mail ons op info@buropix.be.
VORIGE 
OVERZICHT 