Upgrade je meetingervaring
Het faciliteren van ideale vergaderruimtes die zijn afgestemd op de werkzaamheden die er worden uitgevoerd, vereist aandacht voor verschillende aspecten. Hier zijn enkele zaken om over na te denken wanneer je een ideale vergaderruimte wilt creëren.
1. Doel en functionaliteit
Identificeer het primaire doel van de vergaderruimte. Wat willen medewerkers doen en bereiken de dag dat ze op kantoor zijn? Moet het dienen als een ruimte voor formele vergaderingen, brainstormsessies, presentaties of informele bijeenkomsten? Het doel bepaalt de inrichting en de voorzieningen die nodig zijn.
2. Capaciteit en indeling
Bepaal de gewenste capaciteit van de vergaderruimte op basis van het aantal deelnemers dat er regelmatig gebruik van zal maken. Overweeg de indeling van de ruimte, zoals een vergadertafel met stoelen, een theateropstelling of een loungegedeelte, afhankelijk van het type vergaderingen dat er plaatsvinden. Zo heb je grote, kleine en open vergaderruimtes - elk type heeft een andere infrastructuur.
3. Technologie
: Zorg voor de juiste technologische voorzieningen in de vergaderruimte. Dit kan onder meer een goede internetverbinding, videoconferentiesystemen, een projector, een touchscreen, een whiteboard of flip-over, en geluidsapparatuur omvatten. Zorg ervoor dat alle apparatuur gebruiksvriendelijk is en goed functioneert.
4. Verlichting en akoestiek
Zorg voor voldoende verlichting in de vergaderruimte om een heldere en productieve sfeer te creëren. Natuurlijk licht is ideaal, maar zorg ook voor voldoende kunstmatige verlichting. Daarnaast is het belangrijk om de akoestiek van de ruimte in overweging te nemen. Zeker tijdens een onlinemeeting is echo zeer hinderlijk. Vermijd echo's en zorg voor goede geluidsisolatie om een verstaanbare omgeving te creëren.
5. Comfort en ergonomie
Afhankelijk van het type vergaderruimte, kies je het meubilair. Is het voor lange brainstormsessies, een huddle room of eerder voor spontane stand-up meetings? Ergonomische voorzieningen, zoals verstelbare stoelen en werkbladen, kunnen bijdragen aan het comfort en de productiviteit van de deelnemers.
6. Flexibiliteit en aanpasbaarheid
Je zou een vergaderruimte zo kunnen indelen dat deze flexibel en aanpasbaar is aan verschillende behoeften. Dit kan bijvoorbeeld betekenen dat je meubilair op wielen gebruikt, zodat de opstelling gemakkelijk kan worden aangepast aan verschillende vergaderingsformaten.
7. Extra voorzieningen
Denk na over eventuele faciliteiten in de nabijheid van de vergaderruimte. Dit kan een voorraadkast zijn, een telefoonverbinding, Wi-Fi-toegang, sanitaire voorzieningen en een keukentje voor drankjes en snacks.
OVERZICHT 